Vi söker en mångsidig och välorganiserad personlig assistent för att utföra personliga administrativa uppgifter för högsta ledningen. I denna roll kommer du att ansvara för att schemalägga möten, föra anteckningar och hantera korrespondens för chefers räkning. Du kan också behöva göra researrangemang och hjälpa till med andra uppgifter vid behov.
För att säkerställa framgång som personlig assistent bör du uppvisa utmärkta organisatoriska färdigheter och påvisbar erfarenhet i en sekreterarroll. Erfarna personliga assistenter är intuitiva för chefernas behov och arbetar självständigt för att ge skräddarsytt administrativt stöd.
▶️ Ansvar för personlig assistent:
- Rapportera till högsta ledningen och utföra sekreterar- och administrativa uppgifter.
- Skriva, formatera och redigera rapporter, dokument och presentationer.
- Mata in data, underhålla databaser och föra register.
- Samarbete med interna avdelningar, svara på samtal och göra researrangemang.
- Hantera intern och extern korrespondens på uppdrag av högsta ledningen.
- Schemalägga möten, underhålla en evenemangskalender och skicka påminnelser.
- Kopiera, skanna och faxa dokument, samt göra anteckningar.
- Förbereda lokaler för schemalagda evenemang och ordna förfriskningar vid behov.
- Beställa kontorsmaterial och ersättare, samt hantera post- och budtjänster.
- Att följa bästa affärspraxis och etikett.
▶️ Krav på personlig assistent:
- Gymnasieexamen eller GED.
- Certifiering i sekreterararbete, kontorsadministration eller relaterad utbildning.
- 1-2 års erfarenhet som personlig assistent är meriterande.
- Lång erfarenhet av att skapa dokument och kalkylblad med kontorsprogram som MS Word, Excel och PowerPoint.
- Avancerad maskinskrivning, anteckningar, journalföring och organisatoriska färdigheter.
- Förmåga att hantera intern och extern korrespondens.
Arbetskunskaper om skrivare, kopiatorer, skannrar och faxmaskiner.
- Kunskaper i program för tidsbokning som MS - Outlook, samt vidarekoppling av samtal.
- Utmärkt skriftlig och muntlig kommunikationsförmåga.
- Exceptionell interpersonell förmåga.